Mail trace uitvoeren in Microsoft 365

Wanneer een e-mail niet aankomt of er twijfel is of een bericht is verzonden, gebruikt u message trace in Exchange Online. Daarmee volgt u de route van een bericht en ziet u of het is afgeleverd, vertraagd, in quarantaine geplaatst of geweigerd. In dit artikel voert u een mail trace uit en interpreteert u de resultaten.

Probleem

Een e-mail lijkt niet aangekomen en het is onduidelijk of het bericht is verzonden, onderweg is geblokkeerd of door de ontvanger wordt gemist.

Oorzaak

Zonder inzicht in de mailroute is niet te zien of een bericht de organisatie heeft verlaten, is afgeleverd of ergens onderweg is tegengehouden.

Berichten kunnen in quarantaine belanden, door spamfilters worden geweigerd of door een transportregel worden geblokkeerd, zonder dat afzender of ontvanger dit merkt.

Vertraging in de aflevering kan ontstaan door wachtrijen, beleidsregels of problemen aan de ontvangende kant.

Oplossing

Voer een message trace uit in het Exchange-beheercentrum op afzender, ontvanger en periode. De statuskolom toont per bericht of het is afgeleverd, in behandeling, gefilterd of mislukt, zodat u de oorzaak kunt achterhalen.

Stappenplan

1. Ga naar het Exchange-beheercentrum via admin.exchange.microsoft.com.
2. Open Mailstroom en vervolgens Berichttracering (Message trace).
3. Stel het tijdvak in waarin het bericht is verzonden.
4. Vul de afzender en/of ontvanger in om gericht te zoeken.
5. Start de tracering en bekijk de lijst met overeenkomende berichten.
6. Open een bericht om de gedetailleerde gebeurtenissen en status te zien.
7. Bepaal aan de hand van de status of het bericht is afgeleverd, gefilterd, in quarantaine staat of is mislukt.
8. Onderneem actie op basis van de bevinding, bijvoorbeeld vrijgeven uit quarantaine of een transportregel aanpassen.

Configuratievoorbeeld: message trace via PowerShell

Voor snelle of geautomatiseerde tracering gebruikt u PowerShell:

Voorbeeld:

Connect-ExchangeOnline

# Berichten van de afgelopen 2 dagen traceren
Get-MessageTrace `
  -SenderAddress "afzender@uwbedrijf.nl" `
  -RecipientAddress "ontvanger@klant.nl" `
  -StartDate (Get-Date).AddDays(-2) `
  -EndDate (Get-Date) |
  Select-Object Received, SenderAddress, RecipientAddress, Status

# Detail van een specifiek bericht
Get-MessageTraceDetail -MessageTraceId "" -RecipientAddress "ontvanger@klant.nl"

Statussen begrijpen en bewaartermijn

De status van een bericht in de trace vertelt waar het bericht zich bevindt. ’Delivered’ betekent dat het is afgeleverd, ’Failed’ dat het is mislukt, ’Pending’ dat het nog onderweg is en ’Quarantined’ dat het in quarantaine staat. Een status als ’Filtered as spam’ geeft aan dat het bericht door het spamfilter is tegengehouden. Door de status te lezen weet u meteen waar het probleem zit.

Een standaard message trace toont berichten van de afgelopen tien dagen vrijwel direct. Voor oudere berichten of een groot tijdvak gebruikt u een uitgebreide tracering, waarvan het rapport met enige vertraging beschikbaar komt. Houd hier rekening mee als u een ouder bericht onderzoekt.

Message trace is niet alleen handig bij het oplossen van een enkele klacht, maar ook om patronen te herkennen. Worden veel berichten naar één domein geweigerd, dan kan er een deliverability- of reputatieprobleem spelen dat verder onderzoek vereist, bijvoorbeeld naar SPF, DKIM of een blacklist.

Veelgemaakte fouten

• Een te smal tijdvak kiezen waardoor het bericht buiten de zoekperiode valt.
• Alleen op afzender zoeken bij veel verkeer, waardoor de lijst onoverzichtelijk wordt.
• De status verkeerd interpreteren, bijvoorbeeld ’Pending’ aanzien voor mislukt.
• Bij oudere berichten een gewone trace gebruiken in plaats van een uitgebreide.
• Geen vervolgactie ondernemen na het vaststellen van quarantaine of blokkade.
• Patronen van geweigerde berichten naar één domein negeren.

Controle na afloop

1. Controleer of het gezochte bericht in de resultaten verschijnt.
2. Controleer de status om vast te stellen wat er met het bericht is gebeurd.
3. Controleer bij quarantaine of het bericht alsnog kan worden vrijgegeven.
4. Controleer bij een blokkade welke regel of filter verantwoordelijk is.

Praktische tips

• Begin met een ruim tijdvak en verfijn daarna op afzender en ontvanger.
• Gebruik de uitgebreide tracering voor berichten ouder dan tien dagen.
• Bewaar een trace-resultaat als bewijs bij terugkerende klachten.

Veelgestelde vragen

Hoever terug kan ik berichten traceren?

Een standaardtracering toont ongeveer tien dagen; voor oudere berichten gebruikt u een uitgebreide tracering.

Wat betekent de status ’Pending’?

Dat het bericht nog onderweg is en nog niet definitief is afgeleverd of geweigerd.

Kan ik een geblokkeerd bericht alsnog afleveren?

Staat het in quarantaine, dan kunt u het vrijgeven; bij een transportregel past u die regel aan.

Samenvatting

Met message trace in Exchange Online achterhaalt u wat er met een e-mail is gebeurd. U zoekt op afzender, ontvanger en periode en leest in de statuskolom of een bericht is afgeleverd, vertraagd, gefilterd of in quarantaine staat. Voor oudere berichten gebruikt u een uitgebreide tracering, en terugkerende blokkades wijzen vaak op een deliverabilityprobleem.

Gerelateerde artikelen

• Mailflow analyseren in Microsoft 365
• Quarantaine controleren in Microsoft 365
• Spamfilter beheren in Microsoft 365
• Exchange Online beheren

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.