Mailbox toevoegen in Microsoft 365

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt of u een extra e-mailadres nodig heeft, voegt u een mailbox toe in Microsoft 365. Dit gebeurt via het Microsoft 365 admin center, waar u een gebruiker met een mailbox aanmaakt en een licentie toewijst. Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe u een mailbox toevoegt.

Probleem

U heeft een nieuw e-mailadres of een mailbox voor een nieuwe medewerker nodig, maar weet niet hoe u dit aanmaakt in Microsoft 365, of de nieuwe mailbox ontvangt geen e-mail nadat u die heeft aangemaakt.

Oorzaak

Een mailbox in Microsoft 365 is gekoppeld aan een gebruikersaccount met een geschikte licentie. Zonder een licentie die Exchange Online bevat, krijgt de gebruiker geen functionerende mailbox. Dit is de meest voorkomende reden dat een nieuwe mailbox geen e-mail ontvangt.

Een andere oorzaak is dat de mailbox wel is aangemaakt, maar dat de MX-records van het domein niet (meer) naar Microsoft 365 verwijzen, waardoor inkomende e-mail elders terechtkomt.

Soms is de mailbox correct aangemaakt, maar moet de inrichting (zoals synchronisatie en provisioning) nog enkele minuten verwerken voordat hij actief is.

Oplossing

U lost dit op door in het Microsoft 365 admin center een nieuwe gebruiker aan te maken, deze een licentie met Exchange Online toe te wijzen en te controleren dat de domein-MX-records naar Microsoft 365 wijzen.

Tijdens het aanmaken kiest u de weergavenaam, het e-mailadres (gebruikersnaam plus uw domein) en stelt u een tijdelijk wachtwoord in. Na het toewijzen van de licentie wordt de mailbox binnen enkele minuten ingericht.

Voor een gedeeld adres zonder eigen gebruiker kunt u in plaats hiervan een gedeelde mailbox aanmaken, die geen licentie vereist zolang hij onder de opslaglimiet blijft.

Stappenplan

1. Log in op het Microsoft 365 admin center met een beheerdersaccount.
2. Ga naar Gebruikers en vervolgens Actieve gebruikers.
3. Klik op Een gebruiker toevoegen.
4. Vul de weergavenaam en de gebruikersnaam in en kies het juiste domein voor het e-mailadres.
5. Stel een tijdelijk wachtwoord in en bepaal of de gebruiker dit bij eerste aanmelding moet wijzigen.
6. Wijs een licentie toe die Exchange Online bevat.
7. Voltooi de wizard en wacht enkele minuten tot de mailbox is ingericht.
8. Test door een e-mail naar het nieuwe adres te sturen en de ontvangst te controleren.

Gebruikersmailbox versus gedeelde mailbox

Een gebruikersmailbox is gekoppeld aan één persoon met eigen inloggegevens en vereist een licentie. Dit gebruikt u voor medewerkers die hun eigen e-mail beheren. Een gedeelde mailbox daarentegen is bedoeld voor adressen als info@ of support@, waar meerdere medewerkers toegang toe hebben. Een gedeelde mailbox vereist geen aparte licentie zolang hij onder de opslaglimiet blijft.

De keuze hangt af van het doel. Voor een individuele medewerker maakt u een gebruikersmailbox; voor een gezamenlijk adres een gedeelde mailbox. Beide maakt u aan in het admin center, maar via een net andere route.

Veelgemaakte fouten

• Een mailbox aanmaken zonder een licentie met Exchange Online toe te wijzen.
• De MX-records niet (meer) naar Microsoft 365 laten wijzen, waardoor mail niet aankomt.
• Een gebruikersmailbox aanmaken voor een gedeeld adres en zo onnodig een licentie verbruiken.
• Te snel testen voordat de mailbox volledig is ingericht.
• Een onveilig tijdelijk wachtwoord instellen zonder verplichte wijziging bij eerste aanmelding.
• Vergeten de juiste rechten of distributiegroepen aan de nieuwe gebruiker te koppelen.

Veelgestelde vragen

Heeft elke mailbox een licentie nodig?

Een gebruikersmailbox wel. Een gedeelde mailbox vereist geen licentie zolang hij onder de opslaglimiet blijft en niet als volwaardig account wordt gebruikt.

Hoe lang duurt het voordat een nieuwe mailbox werkt?

Meestal is de mailbox binnen enkele minuten na het toewijzen van de licentie actief. In uitzonderlijke gevallen kan dit iets langer duren door provisioning.

Kan ik een mailbox tijdelijk behouden na vertrek van een medewerker?

Ja. Zet de gebruikersmailbox om naar een gedeelde mailbox; zo behoudt u de inhoud zonder licentie. Verwijder daarna de licentie van de oude gebruiker.

Hoe geef ik iemand toegang tot een andere mailbox?

Wijs in het admin center onder de mailboxinstellingen de gewenste gebruiker toegangsrechten (delegatie) toe, bijvoorbeeld volledige toegang of verzenden namens.

Kan ik later het e-mailadres van een mailbox wijzigen?

Ja. In het admin center kunt u onder de gebruiker een ander primair e-mailadres instellen en het oude adres als alias behouden, zodat e-mail aan beide adressen blijft aankomen.

Praktische tips

• Wijs altijd een licentie met Exchange Online toe aan een gebruikersmailbox.
• Gebruik gedeelde mailboxen voor adressen als info@ en support@.
• Controleer of de MX-records naar Microsoft 365 wijzen.
• Stel een sterk tijdelijk wachtwoord in met verplichte wijziging.

Samenvatting

Een mailbox toevoegen in Microsoft 365 doet u door in het admin center een gebruiker aan te maken, een licentie met Exchange Online toe te wijzen en te zorgen dat de MX-records naar Microsoft 365 wijzen. Voor gezamenlijke adressen kiest u een gedeelde mailbox zonder eigen licentie. Test na het aanmaken of de mailbox e-mail ontvangt.

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.