Gebruiker aanmaken in Microsoft 365

Een nieuwe medewerker heeft een werkaccount nodig: een mailbox, toegang tot Microsoft 365-apps en de juiste licentie. In dit artikel maakt u stap voor stap een nieuwe gebruiker aan in het Microsoft 365 Beheercentrum, wijst u een licentie toe en controleert u of de mailbox en aanmelding correct werken.

Probleem

Een nieuwe gebruiker kan niet inloggen, ontvangt geen e-mail of mist toegang tot Microsoft 365-apps omdat het account nog niet (volledig) is aangemaakt of er geen licentie is toegewezen.

Oorzaak

In Microsoft 365 bestaat een account pas wanneer het is aangemaakt in het Beheercentrum of in Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD). Zonder account is er geen aanmeldnaam (UPN) en geen wachtwoord.

Een aangemaakt account zonder licentie heeft geen Exchange Online-mailbox en geen toegang tot apps zoals Outlook, Teams of OneDrive. De licentie bepaalt welke diensten beschikbaar zijn.

Soms is het account wel aangemaakt, maar staat aanmelding geblokkeerd of is het tijdelijke wachtwoord nog niet gewijzigd, waardoor de gebruiker niet binnenkomt.

Oplossing

Maak de gebruiker aan in het Microsoft 365 Beheercentrum, stel een correcte aanmeldnaam (UPN) op het juiste domein in, wijs een licentie toe met Exchange Online en deel de inloggegevens veilig met de medewerker.

Stappenplan

1. Ga naar het Microsoft 365 Beheercentrum via admin.microsoft.com en meld u aan als beheerder.
2. Klik op Gebruikers en vervolgens op Actieve gebruikers.
3. Klik op Een gebruiker toevoegen.
4. Vul de voor- en achternaam in en kies de aanmeldnaam (gebruikersnaam) en het domein, bijvoorbeeld naam@uwbedrijf.nl.
5. Stel een tijdelijk wachtwoord in of laat het automatisch genereren en vink aan dat de gebruiker dit bij eerste aanmelding moet wijzigen.
6. Wijs een licentie toe die Exchange Online bevat (bijvoorbeeld Microsoft 365 Business Standard).
7. Stel optioneel de rol (gebruiker of beheerder) en aanvullende profielgegevens in.
8. Controleer het overzicht en klik op Voltooien om het account aan te maken.

Configuratievoorbeeld: gebruiker aanmaken via PowerShell

Beheert u meerdere accounts, dan kunt u een gebruiker ook aanmaken met de Microsoft Graph PowerShell-module. Onderstaand voorbeeld maakt een gebruiker met een tijdelijk wachtwoord:

Voorbeeld:

Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All"

$pw = @{ Password = "Tijdelijk!2025"; ForceChangePasswordNextSignIn = $true }

New-MgUser -DisplayName "Jan Jansen" `
  -UserPrincipalName "jan.jansen@uwbedrijf.nl" `
  -MailNickname "jan.jansen" `
  -AccountEnabled `
  -PasswordProfile $pw

# Licentie toewijzen (SkuId opvragen met Get-MgSubscribedSku)
Set-MgUserLicense -UserId "jan.jansen@uwbedrijf.nl" `
  -AddLicenses @{ SkuId = "xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx" } `
  -RemoveLicenses @()

Aanmeldnaam, domein en licentie begrijpen

De aanmeldnaam in Microsoft 365 heet de User Principal Name (UPN) en heeft de vorm gebruiker@domein. Het domein moet als geverifieerd domein aan uw tenant zijn gekoppeld. Is uw eigen domein nog niet toegevoegd, dan krijgt de gebruiker standaard een adres op het onmicrosoft.com-domein, wat zelden gewenst is.

De licentie bepaalt welke diensten een gebruiker krijgt. Een licentie zonder Exchange Online levert geen werkende mailbox op. Controleer daarom altijd of de toegewezen licentie het onderdeel Exchange Online bevat en of er nog vrije licenties beschikbaar zijn in uw abonnement.

Houd er rekening mee dat een nieuw aangemaakte mailbox enkele minuten nodig heeft om volledig te worden ingericht. In die periode kan inloggen lukken terwijl e-mail nog niet meteen werkt. Wacht daarom kort voordat u de mailbox test.

Veelgemaakte fouten

• Een licentie toewijzen zonder Exchange Online, waardoor de gebruiker geen mailbox krijgt.
• De UPN op het verkeerde domein zetten (bijvoorbeeld onmicrosoft.com in plaats van het bedrijfsdomein).
• Vergeten de optie ’wachtwoord wijzigen bij eerste aanmelding’ aan te zetten, waardoor het tijdelijke wachtwoord blijft staan.
• Het tijdelijke wachtwoord onveilig delen, bijvoorbeeld in een gewone e-mail naar een extern adres.
• Direct testen voordat de mailbox volledig is ingericht en daardoor onterecht aannemen dat e-mail niet werkt.
• Aanmelding per ongeluk blokkeren bij het instellen van het account.

Controle na afloop

1. Controleer onder Actieve gebruikers of de gebruiker met de juiste UPN verschijnt en aanmelding is toegestaan.
2. Controleer of de toegewezen licentie het onderdeel Exchange Online bevat en de status Actief heeft.
3. Meld u (eventueel met een test) aan via outlook.office.com en controleer of de mailbox bereikbaar is.
4. Verstuur een testmail naar de nieuwe gebruiker en controleer of deze binnenkomt.

Praktische tips

• Gebruik een vaste naamconventie voor UPN’s (bijvoorbeeld voornaam.achternaam) zodat adressen voorspelbaar blijven.
• Deel inloggegevens veilig, bijvoorbeeld mondeling of via een wachtwoordkluis, nooit in een gewone e-mail.
• Maak voor grotere bedrijven gebruik van groepen en standaardrollen zodat nieuwe gebruikers automatisch de juiste toegang krijgen.

Veelgestelde vragen

Hoelang duurt het voordat de mailbox werkt?

Meestal enkele minuten, maar het kan tot een kwartier duren voordat de mailbox volledig is ingericht.

Kan ik een gebruiker aanmaken zonder licentie?

Ja, maar dan heeft de gebruiker geen mailbox en geen toegang tot Microsoft 365-apps tot u een licentie toewijst.

Moet de gebruiker het wachtwoord wijzigen?

Het is sterk aan te raden de optie ’wijzigen bij eerste aanmelding’ aan te zetten zodat alleen de gebruiker het definitieve wachtwoord kent.

Samenvatting

U maakt een nieuwe gebruiker aan in het Microsoft 365 Beheercentrum, kiest een correcte UPN op uw eigen domein, wijst een licentie met Exchange Online toe en deelt het tijdelijke wachtwoord veilig. Na het aanmaken controleert u licentie, aanmelding en mailbox met een testmail.

Gerelateerde artikelen

• Mailbox toevoegen in Outlook
• Gedeelde mailbox aanmaken in Microsoft 365
• MFA activeren in Microsoft 365
• Exchange Online beheren

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.