Gebruiker verwijderen in Microsoft 365

Wanneer een medewerker vertrekt, wilt u het account opheffen zonder e-mail, bestanden of toegang te verliezen die nog nodig is. In dit artikel verwijdert u een gebruiker in Microsoft 365 op een gecontroleerde manier: u maakt de licentie vrij, stelt indien nodig de mailbox veilig en weet hoe u een per ongeluk verwijderd account binnen 30 dagen herstelt.

Probleem

Een vertrokken medewerker heeft nog een actief account en verbruikt een licentie, terwijl e-mail en bestanden mogelijk nog nodig zijn voor collega’s.

Oorzaak

Zolang een account actief is, blijft de licentie bezet en kan de gebruiker (of iemand met de inloggegevens) blijven inloggen. Dit is een beveiligingsrisico en een onnodige kostenpost.

Bij het verwijderen van een gebruiker wordt standaard ook de bijbehorende mailbox en OneDrive na een bewaartermijn verwijderd. Zonder voorbereiding gaat hierdoor belangrijke informatie verloren.

Een te snel verwijderd account kan leiden tot verlies van toegang tot gedeelde gegevens of openstaande communicatie die nog moet worden afgehandeld.

Oplossing

Stel eerst de gegevens veilig (zet de mailbox om naar een gedeelde mailbox of voeg een collega als gemachtigde toe), maak de licentie vrij en verwijder daarna de gebruiker. Binnen 30 dagen kunt u het account zo nodig herstellen.

Stappenplan

1. Ga naar admin.microsoft.com en meld u aan als beheerder.
2. Bepaal of de mailbox bewaard moet blijven; zo ja, zet deze om naar een gedeelde mailbox of geef een collega toegang.
3. Ga naar Gebruikers en vervolgens Actieve gebruikers en selecteer de betreffende gebruiker.
4. Blokkeer eerst de aanmelding zodat de gebruiker direct geen toegang meer heeft.
5. Controleer of OneDrive-bestanden zijn overgedragen aan een collega of leidinggevende.
6. Verwijder de licentie zodat deze vrijkomt voor hergebruik.
7. Klik op Gebruiker verwijderen en bevestig de actie.
8. Noteer de verwijderdatum, zodat u binnen de hersteltermijn van 30 dagen kunt terugdraaien indien nodig.

Configuratievoorbeeld: aanmelding blokkeren en verwijderen via PowerShell

Voor een gecontroleerde offboarding kunt u eerst de aanmelding blokkeren en de licentie verwijderen voordat u het account opheft:

Voorbeeld:

Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All"

# Aanmelding blokkeren
Update-MgUser -UserId "vertrekker@uwbedrijf.nl" -AccountEnabled:$false

# Licentie verwijderen
Set-MgUserLicense -UserId "vertrekker@uwbedrijf.nl" `
  -RemoveLicenses @("xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx") `
  -AddLicenses @()

# Gebruiker verwijderen (komt in de prullenbak, 30 dagen herstelbaar)
Remove-MgUser -UserId "vertrekker@uwbedrijf.nl"

Bewaartermijn en gegevens veiligstellen

Een verwijderde gebruiker komt eerst in de prullenbak van Microsoft 365 en is daar 30 dagen lang volledig herstelbaar, inclusief mailbox, licentietoewijzingen en groepslidmaatschappen. Pas na die periode wordt het account definitief verwijderd.

Wilt u e-mail van de vertrokken medewerker beschikbaar houden, zet de mailbox dan om naar een gedeelde mailbox voordat u verwijdert. Een gedeelde mailbox tot 50 GB vereist geen aparte licentie en kan door collega’s worden geraadpleegd.

OneDrive-bestanden blijven na verwijdering nog een instelbare periode bewaard. Een beheerder kan toegang tot deze bestanden tijdelijk overdragen aan een leidinggevende, zodat documenten niet verloren gaan voordat de inhoud is veiliggesteld.

Veelgemaakte fouten

• De gebruiker verwijderen voordat e-mail en bestanden zijn veiliggesteld.
• Vergeten de aanmelding te blokkeren, waardoor de gebruiker tussentijds nog kan inloggen.
• De licentie niet vrijmaken, waardoor u onnodig blijft betalen.
• Aannemen dat verwijderen direct definitief is en de 30-daagse hersteltermijn over het hoofd zien.
• Verwijderde mailboxen niet omzetten naar een gedeelde mailbox terwijl collega’s de historie nog nodig hebben.
• Doorstuurregels of automatische antwoorden vergeten in te stellen voor binnenkomende e-mail.

Controle na afloop

1. Controleer onder Actieve gebruikers of de gebruiker niet meer in de lijst staat.
2. Controleer onder Verwijderde gebruikers of het account in de prullenbak staat en herstelbaar is.
3. Controleer of de vrijgemaakte licentie weer beschikbaar is voor toewijzing.
4. Controleer of een eventuele gedeelde mailbox of doorstuurregel werkt door een testmail te sturen.

Praktische tips

• Stel een automatisch antwoord of doorstuurregel in zodat afzenders weten dat de medewerker is vertrokken.
• Documenteer de offboarding in een checklist zodat geen stap wordt overgeslagen.
• Wacht met definitief opruimen tot zeker is dat geen gegevens meer nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verwijderde gebruiker herstellen?

Ja, binnen 30 dagen kunt u de gebruiker volledig herstellen via Verwijderde gebruikers in het Beheercentrum.

Behoud ik de e-mail na verwijderen?

Alleen als u de mailbox vooraf omzet naar een gedeelde mailbox of de inhoud exporteert; anders wordt deze na de bewaartermijn verwijderd.

Komt de licentie meteen vrij?

Ja, zodra u de licentie verwijdert komt deze beschikbaar voor een andere gebruiker, ook als het account nog in de prullenbak staat.

Samenvatting

U verwijdert een gebruiker veilig door eerst de aanmelding te blokkeren, gegevens veilig te stellen (gedeelde mailbox, OneDrive-overdracht) en de licentie vrij te maken, voordat u het account opheft. Binnen 30 dagen blijft herstel mogelijk via de prullenbak.

Gerelateerde artikelen

• Gebruiker aanmaken in Microsoft 365
• Gedeelde mailbox aanmaken in Microsoft 365
• Exchange Online beheren
• Mailbox toevoegen in Outlook

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.