Mail forwarding instellen in Microsoft 365

Soms moet inkomende e-mail automatisch naar een ander adres worden doorgestuurd, bijvoorbeeld bij vakantie, vertrek van een medewerker of het bundelen van meerdere postvakken. In dit artikel stelt u mail forwarding in Microsoft 365 in via het Beheercentrum en via Outlook, en zorgt u dat een kopie indien gewenst behouden blijft.

Probleem

Inkomende e-mail bereikt de juiste persoon niet, omdat berichten naar een postvak gaan dat niet (meer) actief wordt gelezen.

Oorzaak

Zonder doorstuurregel blijft e-mail in het oorspronkelijke postvak en wordt deze niet automatisch naar een collega of vervangend adres gestuurd.

Bij vertrek van een medewerker blijven afzenders naar het oude adres mailen; zonder forwarding ziet niemand deze berichten.

Een verkeerd ingestelde forwarding kan ervoor zorgen dat berichten alleen worden doorgestuurd en niet meer in het oorspronkelijke postvak bewaard blijven.

Oplossing

Stel forwarding in op het juiste niveau: via het Beheercentrum voor beheerderscontrole, of in Outlook voor de gebruiker zelf. Kies of een kopie in het oorspronkelijke postvak bewaard moet blijven en test de doorsturing.

Stappenplan

1. Bepaal of forwarding tijdelijk (vakantie) of structureel (vertrek, bundeling) is.
2. Ga voor beheerderscontrole naar admin.microsoft.com en open de betreffende gebruiker.
3. Klik op het tabblad E-mail en kies Doorsturen van e-mail beheren.
4. Schakel doorsturen in en vul het doeladres in.
5. Vink aan of een kopie in het oorspronkelijke postvak bewaard moet blijven.
6. Voor gebruikersniveau: open Outlook op het web, ga naar Instellingen, Regels en maak een doorstuurregel aan.
7. Sla de instelling op.
8. Test door een bericht naar het oorspronkelijke adres te sturen en te controleren of het op het doeladres aankomt.

Configuratievoorbeeld: forwarding instellen via PowerShell

Met Exchange Online PowerShell stelt u forwarding in en bepaalt u of een kopie behouden blijft:

Voorbeeld:

Connect-ExchangeOnline

# Doorsturen naar een ander adres, kopie bewaren
Set-Mailbox -Identity "gebruiker@uwbedrijf.nl" `
  -ForwardingSmtpAddress "collega@uwbedrijf.nl" `
  -DeliverToMailboxAndForward $true

# Forwarding weer uitschakelen
Set-Mailbox -Identity "gebruiker@uwbedrijf.nl" `
  -ForwardingSmtpAddress $null `
  -DeliverToMailboxAndForward $false

Forwarding-niveaus en aandachtspunten

Er bestaan meerdere manieren om e-mail door te sturen in Microsoft 365. Een beheerder kan forwarding instellen op de mailbox zelf, wat de meest betrouwbare methode is en losstaat van de instellingen van de gebruiker. Daarnaast kan een gebruiker zelf een inbox-regel maken in Outlook, wat handig is voor tijdelijke situaties.

Let goed op de optie om een kopie te bewaren. Zonder deze optie verdwijnt het bericht uit het oorspronkelijke postvak en is het alleen nog op het doeladres beschikbaar. Voor structurele forwarding is het vaak verstandig wél een kopie te bewaren, zodat de historie behouden blijft.

Automatisch doorsturen naar externe domeinen kan om beveiligingsredenen geblokkeerd zijn door het anti-spam- of mailflowbeleid. Wilt u naar een extern adres doorsturen, controleer dan of het uitgaande beleid dit toestaat, anders worden berichten tegengehouden.

Veelgemaakte fouten

• Forwarding instellen zonder kopie te bewaren terwijl de historie wel nodig is.
• Doorsturen naar een extern adres dat door het beleid wordt geblokkeerd.
• Vergeten de forwarding uit te schakelen na een tijdelijke situatie zoals vakantie.
• Een gebruikersregel gebruiken voor een structurele situatie die beter op mailboxniveau wordt geregeld.
• Het doeladres verkeerd typen, waardoor berichten niet aankomen of bouncen.
• Forwarding-lussen creëren door twee mailboxen naar elkaar te laten doorsturen.

Controle na afloop

1. Controleer in het Beheercentrum of de forwarding actief is en naar het juiste adres wijst.
2. Verstuur een testmail naar het oorspronkelijke adres en controleer of deze op het doeladres aankomt.
3. Controleer of een kopie in het oorspronkelijke postvak achterblijft als die optie is gekozen.
4. Controleer bij externe forwarding of berichten niet door het beleid worden geblokkeerd.

Praktische tips

• Gebruik mailboxniveau-forwarding voor structurele situaties en gebruikersregels voor tijdelijke.
• Bewaar standaard een kopie bij vertrek van een medewerker om niets te verliezen.
• Documenteer ingestelde forwardings zodat ze niet vergeten worden.

Veelgestelde vragen

Blijft een kopie in het oorspronkelijke postvak?

Alleen als u de optie ’bezorgen in mailbox en doorsturen’ aanvinkt; anders verdwijnt het bericht uit het postvak.

Kan ik naar een extern adres doorsturen?

Dat kan, maar het uitgaande beleid kan externe forwarding blokkeren om datalekken te voorkomen.

Werkt forwarding ook voor een gedeelde mailbox?

Ja, ook op een gedeelde mailbox kunt u forwarding instellen via het Exchange-beheercentrum.

Samenvatting

U stelt mail forwarding in Microsoft 365 in via het Beheercentrum (betrouwbaar, beheerdersniveau) of via een Outlook-regel (tijdelijk, gebruikersniveau). Kies of een kopie bewaard moet blijven, houd rekening met beleid voor externe forwarding en test altijd of berichten correct aankomen.

Gerelateerde artikelen

• Gebruiker verwijderen in Microsoft 365
• Gedeelde mailbox aanmaken in Microsoft 365
• Exchange Online beheren
• Mailflow analyseren in Microsoft 365

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.