Mailbox migreren naar Microsoft 365

Overstappen naar Microsoft 365 betekent dat bestaande e-mail, contacten en agenda’s naar Exchange Online moeten worden overgezet zonder dat er berichten verloren gaan of downtime ontstaat. In dit artikel kiest u de juiste migratiemethode, bereidt u uw DNS-records voor en controleert u na afloop of alle mailboxen volledig zijn gemigreerd.

Probleem

Na een overstap naar Microsoft 365 ontbreekt oude e-mail, komen nieuwe berichten nog op de oude server binnen, of werkt verzenden en ontvangen tijdelijk niet meer.

Oorzaak

E-mail blijft naar de oude server gaan zolang de MX-records nog niet zijn aangepast naar Microsoft 365. Pas na wijziging en propagatie van de MX-records komt nieuwe post in Exchange Online aan.

Bestaande berichten verhuizen niet automatisch mee; zonder een actieve migratie blijven oude mails op de bronserver staan en zijn ze niet zichtbaar in de nieuwe mailbox.

Een verkeerd gekozen migratiemethode (bijvoorbeeld een eenmalige in plaats van gefaseerde migratie) kan leiden tot onvolledige overdracht van grote of complexe postvakken.

Oplossing

Kies een migratiemethode die past bij uw bronomgeving (IMAP, cutover, gefaseerd of hybride), zet de postvakken over, pas daarna pas de MX-records aan en controleer of alle berichten en mappen volledig zijn meegekomen.

Stappenplan

1. Inventariseer de huidige omgeving: aantal mailboxen, totale grootte en het type bronserver (IMAP, Exchange of ander platform).
2. Voeg uw domein toe en verifieer het in het Microsoft 365 Beheercentrum.
3. Maak voor elke gebruiker een account met de juiste licentie aan in Microsoft 365.
4. Kies de migratiemethode: IMAP-migratie voor algemene mailservers, cutover voor kleine Exchange-omgevingen of gefaseerd/hybride voor grotere omgevingen.
5. Start de migratiebatch in het Exchange-beheercentrum en wacht tot de synchronisatie is voltooid.
6. Controleer de migratierapporten op fouten of overgeslagen items.
7. Pas de MX-records aan naar Microsoft 365 en verlaag eventueel de TTL vooraf voor snellere propagatie.
8. Controleer na propagatie of nieuwe e-mail in Exchange Online binnenkomt en sluit de migratie af.

Configuratievoorbeeld: MX-record voor Microsoft 365

Na de migratie wijst het MX-record naar Exchange Online. Het record heeft doorgaans deze vorm (vervang uwbedrijf-nl door uw eigen tenantwaarde):

Voorbeeld:

Type:     MX
Naam:     @
Waarde:   uwbedrijf-nl.mail.protection.outlook.com
Prioriteit: 0
TTL:      3600

# Aanvullend voor autodiscover:
Type:     CNAME
Naam:     autodiscover
Waarde:   autodiscover.outlook.com
TTL:      3600

Welke migratiemethode past bij u?

Een IMAP-migratie werkt met vrijwel elke mailserver en zet de inhoud van postvakken over, maar verplaatst geen agenda’s, contacten of taken. Deze methode is geschikt wanneer u van een algemene hostingmailserver komt en alleen de e-mailberichten hoeft over te zetten.

Een cutover-migratie zet in één keer alle postvakken van een bestaande Exchange-server over en is bedoeld voor kleinere organisaties tot ongeveer 150 postvakken. Een gefaseerde of hybride migratie is bedoeld voor grotere omgevingen waarbij gebruikers in groepen overgaan en beide omgevingen tijdelijk naast elkaar bestaan.

Verlaag de TTL van uw MX-record een dag vóór de overstap, bijvoorbeeld naar 300 seconden. Zo is de propagatie van de nieuwe MX-records sneller voltooid en is het risico op verloren e-mail tijdens de overgang kleiner.

Veelgemaakte fouten

• MX-records aanpassen voordat de postvakken zijn gemigreerd, waardoor mail verspreid raakt over oude en nieuwe omgeving.
• De TTL niet vooraf verlagen, waardoor de overstap traag verloopt.
• Een IMAP-migratie kiezen en aannemen dat ook agenda’s en contacten meekomen.
• Geen migratierapporten controleren en daardoor overgeslagen items missen.
• Licenties pas toewijzen na de migratie, waardoor mailboxen niet kunnen worden ingericht.
• Te grote postvakken in één keer migreren zonder de doorlooptijd in te plannen.

Controle na afloop

1. Controleer in het migratierapport of het aantal gemigreerde items overeenkomt met de bron.
2. Open een gemigreerde mailbox en controleer of mappen, oude e-mail en bijlagen aanwezig zijn.
3. Verstuur een testmail van buitenaf en controleer of deze in Exchange Online binnenkomt.
4. Controleer met een MX-lookup of het MX-record naar Microsoft 365 wijst en de propagatie voltooid is.

Praktische tips

• Communiceer de overstap vooraf met gebruikers en plan deze buiten kantooruren.
• Bewaar de oude mailomgeving nog enkele weken als back-up tot zeker is dat alles is overgekomen.
• Test de migratie eerst met één pilotgebruiker voordat u alle postvakken overzet.

Veelgestelde vragen

Gaat er e-mail verloren tijdens de migratie?

Bij een juiste volgorde niet: berichten blijven op de bron staan tot ze zijn gekopieerd, en MX-records past u pas daarna aan.

Komen agenda’s en contacten ook mee?

Bij een cutover of hybride migratie wel; bij een IMAP-migratie alleen de e-mailberichten.

Hoelang duurt een migratie?

Dat hangt af van het aantal postvakken en de totale grootte; reken op enkele uren tot dagen voor grote omgevingen.

Samenvatting

U migreert e-mail naar Microsoft 365 door eerst de juiste methode te kiezen (IMAP, cutover, gefaseerd of hybride), accounts met licenties aan te maken, de postvakken over te zetten en pas daarna de MX-records aan te passen. Na afloop controleert u rapporten, mailboxinhoud en de MX-propagatie.

Gerelateerde artikelen

• Gebruiker aanmaken in Microsoft 365
• MX-record instellen
• TTL instellen en begrijpen
• Exchange Online beheren

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.