PST-bestand importeren in Outlook

Een PST-bestand is een zelfstandig Outlook-archief met e-mail, contacten en agenda-items. Bij een overstap, herstel of samenvoeging van postvakken wilt u zo’n bestand importeren in Outlook. In dit artikel importeert u een PST-bestand via de wizard en controleert u of alle items correct in uw mailbox terechtkomen.

Probleem

Oude e-mail, contacten of agenda-items uit een PST-archief zijn niet zichtbaar in Outlook omdat het bestand nog niet is geïmporteerd.

Oorzaak

Een PST-bestand is een losstaand archief dat niet automatisch met uw mailbox is verbonden. De inhoud verschijnt pas in Outlook nadat het bestand is geopend of geïmporteerd.

Bij een migratie of nieuwe computer zijn oude archieven vaak alleen als PST-bestand beschikbaar en moeten ze handmatig worden teruggezet.

Een beschadigd of met een wachtwoord beveiligd PST-bestand kan de import blokkeren of onvolledig laten verlopen.

Oplossing

Gebruik de ingebouwde import-wizard van Outlook om het PST-bestand te importeren in de juiste mailbox. Kies of de items in de bestaande mappen worden samengevoegd of in een aparte map terechtkomen, en controleer na afloop de inhoud.

Stappenplan

1. Zorg dat het PST-bestand op een toegankelijke locatie staat (lokaal, niet op een netwerkschijf).
2. Open Outlook en ga naar Bestand en vervolgens Openen en exporteren.
3. Klik op Importeren/exporteren.
4. Kies Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en daarna Outlook-gegevensbestand (.pst).
5. Selecteer het PST-bestand en kies hoe met dubbele items wordt omgegaan.
6. Kies de doelmap of laat de items in dezelfde mapstructuur importeren.
7. Selecteer het account waarin de gegevens moeten komen en start de import.
8. Wacht tot de import is voltooid en controleer of de items aanwezig zijn.

Configuratievoorbeeld: importopties en grote PST-bestanden

Bij de import bepaalt u hoe met duplicaten wordt omgegaan en in welk account de gegevens komen. Voor zeer grote of veel PST-bestanden is een centrale import via Microsoft 365 mogelijk:

Voorbeeld:

Import-wizard opties:
- "Geen duplicaten importeren"  (aanraders bij gedeeltelijke overlap)
- "Duplicaten vervangen door geimporteerde items"
- "Toestaan dat duplicaten worden gemaakt"

Doel:
[x] Items importeren in dezelfde map in:
    naam@uwbedrijf.nl

Grote volumes (beheerder):
Microsoft Purview > Gegevenslevenscyclusbeheer
> Import > PST-bestanden importeren (netwerk-upload)

PST importeren versus openen en archivering

U kunt een PST-bestand op twee manieren benaderen: importeren of openen. Bij importeren worden de items in uw mailbox geplaatst en, bij een Exchange-account, gesynchroniseerd naar de server. Bij openen blijft het PST-bestand een losstaand archief dat naast uw mailbox in de mappenlijst verschijnt zonder dat de inhoud naar de server gaat.

Wilt u oude e-mail definitief in uw online mailbox hebben, kies dan voor importeren. Wilt u het archief alleen raadplegen zonder uw mailbox te vergroten, dan is openen de betere keuze. Houd er rekening mee dat importeren in een Exchange-mailbox de opslagruimte van die mailbox vergroot.

Voor grote hoeveelheden of veel gebruikers tegelijk is handmatig importeren onpraktisch. Microsoft 365 biedt via Purview een centrale importmethode waarbij PST-bestanden via netwerk-upload of fysieke verzending in de juiste mailboxen worden geplaatst. Dit is bedoeld voor organisatiebrede migraties en archivering.

Veelgemaakte fouten

• Een PST-bestand op een netwerkschijf importeren, wat fouten en trage verwerking veroorzaakt.
• De verkeerde duplicatenoptie kiezen en daardoor dubbele berichten krijgen.
• Importeren in het verkeerde account, waardoor items in een ander postvak belanden.
• Geen rekening houden met de toename van mailboxopslag bij importeren in Exchange.
• Een beschadigd PST-bestand importeren zonder dit eerst te repareren.
• Outlook afsluiten tijdens de import, waardoor deze onvolledig blijft.

Controle na afloop

1. Controleer of de geïmporteerde mappen en e-mail in het juiste account verschijnen.
2. Vergelijk het aantal items met het oorspronkelijke archief om volledigheid te bevestigen.
3. Controleer of contacten en agenda-items correct zijn overgenomen.
4. Controleer bij een Exchange-account of de items ook op outlook.office.com zichtbaar zijn.

Praktische tips

• Kopieer een PST-bestand altijd eerst lokaal voordat u importeert.
• Maak een back-up van het PST-bestand voor de zekerheid.
• Gebruik voor organisatiebrede imports de centrale methode via Microsoft Purview.

Veelgestelde vragen

Verschijnt geïmporteerde e-mail ook online?

Bij een Exchange-account wel: na importeren synchroniseren de items naar Exchange Online en zijn ze ook op outlook.office.com zichtbaar.

Wat is het verschil tussen importeren en openen?

Importeren plaatst de items in uw mailbox; openen toont het PST-bestand als losstaand archief zonder de mailbox te vergroten.

Kan ik meerdere PST-bestanden tegelijk importeren?

Handmatig één voor één; voor grote aantallen gebruikt u de centrale import via Microsoft Purview.

Samenvatting

U importeert een PST-bestand via de import-wizard in Outlook (Bestand, Openen en exporteren, Importeren/exporteren). Kies de juiste duplicatenoptie en het doelaccount, en bewaar het bestand lokaal. Voor organisatiebrede migraties gebruikt u de centrale import via Microsoft Purview.

Gerelateerde artikelen

• Outlook instellen voor Microsoft 365
• Outlook-profiel herstellen
• Mailbox migreren naar Microsoft 365
• Exchange Online beheren

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.