Mailbox quota beheren in Microsoft 365

Gewijzigd op Vr, 5 Jun om 5:10 PM

Elke Exchange Online mailbox heeft een opslaglimiet. Raakt deze vol, dan kan een gebruiker geen e-mail meer ontvangen of versturen. In dit artikel controleert u het quotumverbruik, stelt u waarschuwingsdrempels in, lost u een volle mailbox op en schakelt u online archivering in om ruimte vrij te maken.

Probleem

Een gebruiker kan geen e-mail meer ontvangen of versturen en krijgt meldingen dat de mailbox vol is.

Oorzaak

Een mailbox heeft een vaste opslaglimiet, afhankelijk van de licentie. Wordt deze bereikt, dan stopt het ontvangen en uiteindelijk ook het versturen van e-mail.

Grote bijlagen, jarenlange e-mailhistorie en volle mappen zoals Verzonden items en Verwijderde items vullen de mailbox sneller dan verwacht.

Zonder waarschuwingsdrempel merkt een gebruiker pas dat de mailbox vol is wanneer e-mail al wordt geweigerd, in plaats van tijdig.

Oplossing

Controleer het verbruik, stel waarschuwingsdrempels in zodat gebruikers tijdig worden gewaarschuwd, ruim grote of oude items op en schakel online archivering in om de actieve mailbox te ontlasten.

Stappenplan

Ga naar het Exchange-beheercentrum via admin.exchange.microsoft.com.
Open Postvakken en selecteer de betreffende mailbox.
Bekijk onder Algemeen of Postvakgebruik het huidige verbruik en de limiet.
Stel waarschuwingsdrempels in voor ’waarschuwen’, ’verzenden verbieden’ en ’verzenden en ontvangen verbieden’.
Laat de gebruiker grote bijlagen en oude e-mail opruimen, met name in Verzonden en Verwijderde items.
Schakel online archivering (In-Place Archive) in om oude e-mail automatisch te verplaatsen.
Stel een archiefbeleid in dat items na een bepaalde periode naar het archief verplaatst.
Controleer na het opruimen of het verbruik onder de limiet is gezakt.

Configuratievoorbeeld: quota en archivering via PowerShell

Met PowerShell controleert u het verbruik en stelt u drempels en archivering in:

Voorbeeld:

Connect-ExchangeOnline

# Postvakgrootte en quota tonen
Get-MailboxStatistics -Identity "gebruiker@uwbedrijf.nl" |
  Select-Object DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Get-Mailbox -Identity "gebruiker@uwbedrijf.nl" |
  Select-Object IssueWarningQuota, ProhibitSendQuota

# Online archief inschakelen
Enable-Mailbox -Identity "gebruiker@uwbedrijf.nl" -Archive

Quotumdrempels en online archivering

Exchange Online werkt met drie drempels per mailbox. Bij de waarschuwingsdrempel krijgt de gebruiker een melding dat de mailbox bijna vol is. Bij de drempel ’verzenden verbieden’ kan de gebruiker nog wel ontvangen maar niet meer versturen, en bij de hoogste drempel stopt zowel verzenden als ontvangen. Door deze drempels bewust in te stellen voorkomt u dat een mailbox onverwacht volloopt.

Online archivering biedt een tweede, apart postvak waar oude e-mail automatisch naartoe wordt verplaatst op basis van een beleid. De actieve mailbox blijft daardoor kleiner en sneller, terwijl de gebruiker het archief gewoon kan doorzoeken. Voor veel licenties is een ruim archief beschikbaar dat losstaat van de gewone mailboxlimiet.

Het is verstandig gebruikers uit te leggen dat opruimen meer inhoudt dan e-mail naar Verwijderde items slepen. Pas wanneer ook die map wordt geleegd, komt ruimte daadwerkelijk vrij. Een archiefbeleid neemt dit werk grotendeels uit handen door oude items automatisch te verplaatsen.

Veelgemaakte fouten

Geen waarschuwingsdrempel instellen, waardoor gebruikers pas merken dat de mailbox vol is als e-mail wordt geweigerd.
Aannemen dat e-mail naar Verwijderde items slepen direct ruimte vrijmaakt.
Online archivering niet inschakelen terwijl de mailbox blijft groeien.
Grote bijlagen eindeloos in de mailbox bewaren in plaats van te archiveren.
De map Verzonden items over het hoofd zien als oorzaak van een volle mailbox.
Het verbruik na opruimen niet controleren.

Controle na afloop

Controleer in het Exchange-beheercentrum of het verbruik onder de limiet ligt.
Controleer of de waarschuwingsdrempels correct zijn ingesteld.
Controleer of online archivering actief is en items verplaatst.
Laat de gebruiker een testmail versturen en ontvangen om te bevestigen dat de mailbox weer werkt.

Praktische tips

Schakel online archivering standaard in voor gebruikers met veel e-mail.
Stel een archiefbeleid in zodat opruimen automatisch gebeurt.
Wijs gebruikers op de mappen Verzonden en Verwijderde items als veelvoorkomende ruimtevreters.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als de mailbox vol is?

Eerst kan de gebruiker niet meer versturen en uiteindelijk ook niet meer ontvangen, afhankelijk van de ingestelde drempels.

Telt het online archief mee voor de mailboxlimiet?

Nee, het online archief is een apart postvak met een eigen ruimte, los van de actieve mailbox.

Maakt e-mail verwijderen meteen ruimte vrij?

Pas nadat ook de map Verwijderde items is geleegd komt de ruimte daadwerkelijk vrij.

Samenvatting

U beheert mailbox quota in Exchange Online door het verbruik te controleren, waarschuwingsdrempels in te stellen en gebruikers tijdig te laten opruimen. Online archivering verplaatst oude e-mail naar een apart postvak, waardoor de actieve mailbox kleiner en sneller blijft. Controleer altijd of de ruimte na opruimen daadwerkelijk is vrijgekomen.

Gerelateerde artikelen

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.