Microsoft 365 licenties beheren

Microsoft 365-licenties bepalen welke diensten elke gebruiker krijgt en vormen een belangrijke kostenpost. In dit artikel leert u licenties toewijzen, wisselen en vrijmaken, het verbruik controleren en onnodige kosten voorkomen door inactieve licenties op te sporen.

Probleem

Gebruikers missen toegang tot een dienst, er zijn geen vrije licenties meer beschikbaar, of er wordt betaald voor licenties die niemand gebruikt.

Oorzaak

Elke dienst (Exchange, Teams, OneDrive, Office-apps) is gekoppeld aan een specifiek licentieonderdeel. Ontbreekt het juiste onderdeel, dan heeft de gebruiker geen toegang ondanks een toegewezen licentie.

Het aantal beschikbare licenties is begrensd door uw abonnement. Zijn alle licenties toegewezen, dan kunnen nieuwe gebruikers geen dienst krijgen tot er een vrijkomt of bijgekocht wordt.

Vertrokken of inactieve gebruikers houden soms hun licentie, waardoor u betaalt voor capaciteit die niet wordt gebruikt.

Oplossing

Beheer licenties centraal in het Beheercentrum: wijs de juiste onderdelen per gebruiker toe, maak licenties van inactieve accounts vrij en controleer regelmatig het verbruik om kosten te beheersen.

Stappenplan

1. Ga naar admin.microsoft.com en open Facturering en vervolgens Licenties.
2. Bekijk per product het aantal toegewezen en beschikbare licenties.
3. Open een gebruiker onder Actieve gebruikers en ga naar het tabblad Licenties en apps.
4. Vink de gewenste licentie aan of uit en schakel binnen de licentie de juiste app-onderdelen in.
5. Sla de wijzigingen op en wacht tot de diensten zijn ingericht.
6. Voor wisselen: voeg de nieuwe licentie toe en verwijder daarna pas de oude om onderbreking te voorkomen.
7. Spoor inactieve gebruikers op via de aanmeldrapporten en maak hun licenties vrij.
8. Controleer maandelijks of het aantal licenties past bij het werkelijke gebruik.

Configuratievoorbeeld: licentieverbruik opvragen via PowerShell

Met PowerShell krijgt u snel inzicht in het aantal toegewezen en beschikbare licenties per product:

Voorbeeld:

Connect-MgGraph -Scopes "Organization.Read.All"

# Overzicht van alle licenties en verbruik
Get-MgSubscribedSku | Select-Object `
  SkuPartNumber, `
  @{N=’Toegewezen’;E={$_.ConsumedUnits}}, `
  @{N=’Totaal’;E={$_.PrepaidUnits.Enabled}}

# Gebruikers zonder licentie tonen
Get-MgUser -All -Filter "assignedLicenses/$count eq 0" `
  -ConsistencyLevel eventual -CountVariable c |
  Select-Object DisplayName, UserPrincipalName

Licentieonderdelen en groepslicenties

Een Microsoft 365-licentie bestaat uit meerdere service-onderdelen. U kunt per gebruiker bepaalde onderdelen uitschakelen, bijvoorbeeld een gebruiker wel Exchange en Teams geven maar geen toegang tot een bepaalde app. Zo stemt u de toegang precies af op de functie van de medewerker.

Voor grotere organisaties is groepsgebaseerde licentietoewijzing handig: wijs een licentie toe aan een beveiligingsgroep en iedereen die lid wordt, krijgt automatisch de licentie. Verlaat een gebruiker de groep, dan vervalt de licentie weer. Dit voorkomt handmatig toewijzen bij elke wijziging.

Houd rekening met het verschil tussen het verwijderen van een licentie en het uitschakelen van een onderdeel. Verwijdert u de hele licentie, dan vervalt de mailbox na een bewaartermijn; schakelt u alleen een app uit, dan blijft de rest van de diensten gewoon werken.

Veelgemaakte fouten

• Een oude licentie verwijderen voordat de nieuwe is toegewezen, waardoor diensten tijdelijk uitvallen.
• Aannemen dat een toegewezen licentie automatisch alle apps activeert terwijl onderdelen zijn uitgeschakeld.
• Licenties van vertrokken medewerkers laten staan en daardoor onnodig betalen.
• Geen rekening houden met de inrichtingstijd nadat een licentie is toegewezen.
• Handmatig licenties toewijzen waar groepsgebaseerde toewijzing efficiënter zou zijn.
• Het verbruik nooit controleren en daardoor tegen een tekort aanlopen bij nieuwe gebruikers.

Controle na afloop

1. Controleer onder Licenties of het aantal beschikbare licenties klopt met het verwachte gebruik.
2. Open een gewijzigde gebruiker en controleer of de juiste onderdelen actief zijn.
3. Laat de gebruiker een dienst testen (bijvoorbeeld Outlook of Teams) om te bevestigen dat toegang werkt.
4. Controleer de aanmeldrapporten om inactieve, gelicentieerde accounts op te sporen.

Praktische tips

• Gebruik groepsgebaseerde licentietoewijzing om beheer te vereenvoudigen.
• Plan een periodieke licentiecontrole, bijvoorbeeld elk kwartaal.
• Documenteer welke licentie bij welke functie hoort voor consistente toewijzing.

Veelgestelde vragen

Komt een vrijgemaakte licentie direct beschikbaar?

Ja, zodra u een licentie verwijdert kan deze meteen aan een andere gebruiker worden toegewezen.

Kan ik losse onderdelen van een licentie uitschakelen?

Ja, per gebruiker kunt u service-onderdelen aan- of uitzetten binnen een toegewezen licentie.

Wat gebeurt er met de mailbox als ik de licentie verwijder?

De mailbox wordt na een bewaartermijn verwijderd, tenzij u deze omzet naar een gedeelde mailbox.

Samenvatting

U beheert Microsoft 365-licenties centraal in het Beheercentrum door de juiste onderdelen per gebruiker toe te wijzen, licenties bij wisselingen eerst toe te voegen en pas daarna te verwijderen, en inactieve licenties periodiek vrij te maken. Regelmatige controle van het verbruik voorkomt tekorten en onnodige kosten.

Gerelateerde artikelen

• Gebruiker aanmaken in Microsoft 365
• Gebruiker verwijderen in Microsoft 365
• Exchange Online beheren
• Gedeelde mailbox aanmaken in Microsoft 365

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.