Shared mailbox aanmaken in Microsoft 365

Een gedeelde mailbox (shared mailbox) in Microsoft 365 stelt meerdere medewerkers in staat om vanaf één gezamenlijk adres, zoals info@ of support@, e-mail te lezen en te versturen. Een shared mailbox heeft geen eigen licentie nodig en is ideaal voor team- of afdelingsadressen. In dit artikel leest u hoe u er een aanmaakt.

Probleem

Meerdere medewerkers moeten e-mail vanaf één gezamenlijk adres beheren, maar u wilt geen apart account met losse licentie en gedeelde inloggegevens. Zonder shared mailbox ontstaan onhandige constructies met doorgestuurde e-mail of gedeelde wachtwoorden.

Oorzaak

Een gewoon gebruikersaccount is bedoeld voor één persoon en vereist een licentie. Voor een gezamenlijk adres dat meerdere mensen beheren, is dat onpraktisch en onnodig kostbaar.

Zonder de juiste oplossing grijpen organisaties vaak naar gedeelde wachtwoorden of doorstuurregels, wat onoverzichtelijk en minder veilig is.

Microsoft 365 biedt hiervoor de shared mailbox: een mailbox zonder eigen aanmelding waar gemachtigde gebruikers via hun eigen account toegang toe krijgen.

Oplossing

Maak in het Microsoft 365-beheercentrum een gedeelde mailbox aan met het gewenste adres.

Wijs de medewerkers toe die toegang moeten krijgen, met de juiste rechten (lezen/beheren en eventueel verzenden namens).

De gemachtigde gebruikers zien de gedeelde mailbox automatisch in Outlook verschijnen en werken vanuit hun eigen account.

Stappenplan

1. Log in op het Microsoft 365-beheercentrum met een beheerdersaccount.
2. Ga naar Teams en groepen of Exchange en kies Gedeelde mailboxen.
3. Klik op een gedeelde mailbox toevoegen.
4. Vul de naam en het e-mailadres in, bijvoorbeeld info@uwdomein.nl.
5. Sla de mailbox op.
6. Voeg de leden toe die toegang moeten krijgen.
7. Stel per lid de rechten in (volledige toegang en/of verzenden als).
8. Controleer in Outlook of de gedeelde mailbox bij de leden verschijnt.

Voorbeeld instellingen shared mailbox

Een gedeelde mailbox heeft een naam, een adres en toegewezen leden met rechten. Onderstaand een voorbeeld.

Voorbeeld:

Naam:   Support BDMNL
Adres:  support@uwdomein.nl
Leden:  medewerker1, medewerker2
Rechten: Volledige toegang + Verzenden als

Wanneer kiest u een shared mailbox?

Een shared mailbox is bedoeld voor gezamenlijke adressen waar meerdere medewerkers e-mail moeten kunnen lezen en beantwoorden, zoals info, support of verkoop. De mailbox heeft geen eigen aanmelding; gebruikers werken er via hun eigen account in.

Tot een bepaalde opslaglimiet heeft een shared mailbox geen licentie nodig, wat het een kostenefficiënte keuze maakt. Heeft de mailbox meer opslag nodig of moeten gebruikers er rechtstreeks op inloggen, dan is mogelijk wel een licentie vereist.

Het grote voordeel is overzicht en continuïteit: e-mail blijft centraal beschikbaar, ook als een medewerker afwezig is of uit dienst gaat, zonder dat wachtwoorden gedeeld hoeven te worden.

• Geschikt voor gezamenlijke adressen (info, support)
• Geen eigen licentie nodig tot de opslaglimiet
• Toegang via het eigen account, geen gedeeld wachtwoord

Veelgemaakte fouten

• Een gewoon gebruikersaccount met licentie gebruiken in plaats van een shared mailbox.
• Gedeelde wachtwoorden instellen in plaats van rechten toe te wijzen.
• Leden wel toevoegen maar geen of verkeerde rechten geven.
• Verwachten dat de mailbox direct verschijnt; soms duurt het even.
• Verzenden als vergeten in te stellen, waardoor leden niet vanaf het adres kunnen verzenden.
• De opslaglimiet negeren bij groot e-mailvolume.

Controle na afloop

1. Controleer dat de gedeelde mailbox in het beheercentrum bestaat.
2. Controleer dat de juiste leden zijn toegevoegd met de juiste rechten.
3. Controleer in Outlook of de mailbox bij de leden verschijnt.
4. Verstuur een testmail vanaf het gedeelde adres.

Praktische tips

• Gebruik shared mailboxes voor alle gezamenlijke adressen.
• Ken rechten toe op basis van rol, niet via gedeelde wachtwoorden.
• Stel verzenden als in wanneer leden vanaf het adres moeten kunnen mailen.
• Houd de opslag in de gaten bij hoog e-mailvolume.

Veelgestelde vragen

Heeft een shared mailbox een licentie nodig?

Tot een bepaalde opslaglimiet niet. Voor meer opslag of als gebruikers rechtstreeks moeten inloggen, kan een licentie vereist zijn.

Hoe loggen medewerkers in op een shared mailbox?

Ze loggen niet apart in. De mailbox verschijnt automatisch in Outlook naast hun eigen mailbox zodra ze rechten hebben.

Kan ik later leden toevoegen of verwijderen?

Ja. U beheert de leden en rechten op elk moment in het Microsoft 365-beheercentrum.

Samenvatting

Een shared mailbox in Microsoft 365 laat meerdere medewerkers vanaf één gezamenlijk adres werken zonder gedeelde wachtwoorden of een eigen licentie. Maak de mailbox aan in het beheercentrum, wijs leden toe met de juiste rechten en controleer of de mailbox in Outlook verschijnt. Ideaal voor adressen als info, support of verkoop.

Gerelateerde artikelen

• Outlook instellen voor Microsoft 365
• Mailbox toevoegen in Microsoft 365
• Authenticated SMTP inschakelen in Microsoft 365

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.