Teams-rechten en rollen beheren

Gewijzigd op Vr, 5 Jun om 5:08 PM

In Microsoft Teams bepalen rollen en rechten wie een team beheert, wie kanalen kan aanmaken en wie berichten mag plaatsen. Verkeerd ingestelde rechten leiden tot rommelige teams of beperkte samenwerking. In dit artikel beheert u eigenaren en leden, stelt u kanaalrechten in en regelt u wat gasten en leden wel en niet mogen.

Probleem

Teamleden kunnen ongewenst kanalen of instellingen wijzigen, of juist niets aanpassen terwijl dat wel nodig is, doordat de rollen en rechten niet goed zijn ingesteld.

Oorzaak

Teams kent drie rollen: eigenaar, lid en gast. De eigenaar beheert het team, een lid neemt deel en een gast is een externe deelnemer. Ontbreekt een duidelijke verdeling, dan ontstaat verwarring over wie wat mag.

Standaard mogen leden vaak kanalen aanmaken, verwijderen en instellingen wijzigen. Zonder beperking kan dit leiden tot een onoverzichtelijk team.

Een team zonder actieve eigenaar kan niet goed worden beheerd, omdat alleen eigenaren bepaalde instellingen en lidmaatschappen kunnen wijzigen.

Oplossing

Wijs minstens twee eigenaren per team aan, stel per team de rechten van leden en gasten in en beperk waar nodig wie kanalen mag aanmaken of berichten in bepaalde kanalen mag plaatsen.

Stappenplan

Open het betreffende team in Microsoft Teams en klik op de drie puntjes en Team beheren.
Ga naar het tabblad Leden en controleer de huidige eigenaren en leden.
Wijs minimaal twee eigenaren aan zodat het team altijd beheerd kan worden.
Ga naar het tabblad Instellingen om lidmachtigingen aan te passen.
Bepaal of leden kanalen mogen aanmaken, bewerken of verwijderen.
Stel gastmachtigingen in onder Gastmachtigingen.
Beperk indien gewenst per kanaal wie berichten mag plaatsen via de kanaalmoderatie.
Sla de wijzigingen op en informeer het team over de nieuwe afspraken.

Configuratievoorbeeld: eigenaren en rollen via PowerShell

Met PowerShell beheert u teamleden en hun rollen, handig voor grotere organisaties:

Voorbeeld:

Connect-MicrosoftTeams

# Leden en rollen van een team tonen
Get-TeamUser -GroupId "" |
  Select-Object User, Role

# Een lid promoveren tot eigenaar
Add-TeamUser -GroupId "" `
  -User "collega@uwbedrijf.nl" -Role Owner

# Een gebruiker verwijderen uit het team
Remove-TeamUser -GroupId "" `
  -User "vertrekker@uwbedrijf.nl"

Rollen, kanaaltypen en moderatie

De rol van eigenaar geeft volledige controle over het team: leden toevoegen of verwijderen, instellingen wijzigen en het team verwijderen. Een lid kan deelnemen en, afhankelijk van de instellingen, kanalen aanmaken en berichten plaatsen. Een gast heeft de meest beperkte rechten en kan per team verder worden ingeperkt.

Teams kent standaardkanalen die voor iedereen in het team zichtbaar zijn, en privékanalen met een eigen ledenlijst voor gevoelige onderwerpen. Met privékanalen regelt u dat alleen een selecte groep bepaalde berichten en bestanden ziet, zonder een apart team te hoeven aanmaken.

Met kanaalmoderatie kunt u per kanaal bepalen wie berichten mag starten en of leden mogen reageren. Dit is handig voor aankondigingskanalen waar alleen beheerders berichten plaatsen. Zo houdt u belangrijke kanalen overzichtelijk en voorkomt u ongewenste berichten.

Veelgemaakte fouten

Slechts één eigenaar instellen, waardoor het team onbeheerd raakt als die persoon vertrekt.
Leden alle rechten geven, wat leidt tot een rommelig team met te veel kanalen.
Gastrechten niet beperken, waardoor externe deelnemers meer kunnen dan gewenst.
Geen privékanaal gebruiken voor gevoelige onderwerpen.
Kanaalmoderatie vergeten voor aankondigingskanalen.
Wijzigingen doorvoeren zonder het team te informeren.

Controle na afloop

Controleer of elk team minimaal twee eigenaren heeft.
Controleer of de lidmachtigingen passen bij de gewenste werkwijze.
Test of een lid alleen kan wat is toegestaan (bijvoorbeeld geen kanalen verwijderen).
Controleer of gastrechten correct beperkt zijn.

Praktische tips

Wijs altijd minstens twee eigenaren aan per team.
Gebruik privékanalen voor gevoelige of vertrouwelijke onderwerpen.
Stel aankondigingskanalen in op moderatie zodat alleen beheerders posten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eigenaren kan een team hebben?

Meerdere; het advies is minimaal twee zodat het team altijd beheerd kan worden.

Kan ik per kanaal bepalen wie mag posten?

Ja, met kanaalmoderatie bepaalt u wie berichten mag starten en of leden mogen reageren.

Wat is het verschil tussen een standaard- en een privékanaal?

Een standaardkanaal is voor iedereen in het team zichtbaar; een privékanaal heeft een eigen, beperkte ledenlijst.

Samenvatting

U beheert Teams-rechten door per team minimaal twee eigenaren aan te wijzen, lidmachtigingen af te stemmen op de gewenste werkwijze en gastrechten te beperken. Met privékanalen beschermt u gevoelige onderwerpen en met kanaalmoderatie houdt u aankondigingskanalen overzichtelijk.

Gerelateerde artikelen

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.