Teams gastgebruikers toevoegen en beheren

Met gasttoegang in Microsoft Teams kunt u externe partners, klanten of freelancers laten samenwerken in een team zonder dat zij een account in uw organisatie nodig hebben. In dit artikel schakelt u gasttoegang in, nodigt u een gast uit, beperkt u de rechten en verwijdert u gasten weer wanneer de samenwerking is afgerond.

Probleem

Een externe samenwerker kan niet worden toegevoegd aan een team, of de uitnodiging komt niet aan, waardoor samenwerken in Teams niet lukt.

Oorzaak

Gasttoegang is op organisatieniveau standaard niet altijd ingeschakeld. Zolang dit uitstaat, kunnen externe gebruikers niet aan teams worden toegevoegd.

Een gast wordt toegevoegd op basis van het externe e-mailadres. Een typefout of een adres dat geen geldig account heeft, voorkomt dat de uitnodiging aankomt.

Beleid voor externe toegang of voorwaardelijke toegang kan gasten blokkeren of extra verificatie vereisen, waardoor toegang niet vanzelf werkt.

Oplossing

Schakel gasttoegang in op organisatieniveau in het Teams-beheercentrum, nodig de gast uit via het externe e-mailadres, ken de juiste rol toe en beperk waar nodig de rechten. Verwijder gasten weer zodra de samenwerking eindigt.

Stappenplan

1. Ga naar het Teams-beheercentrum via admin.teams.microsoft.com.
2. Open Gebruikers en vervolgens Gasttoegang en schakel gasttoegang in.
3. Bepaal welke functies gasten mogen gebruiken (chat, bestanden delen, vergaderen).
4. Open in Teams het betreffende team en kies Lid toevoegen.
5. Voer het externe e-mailadres van de gast in en bevestig de uitnodiging.
6. Ken de juiste rol toe: lid of, indien nodig, eigenaar.
7. Informeer de gast dat er een uitnodiging is verstuurd en help bij de eerste aanmelding.
8. Verwijder de gast uit het team zodra de samenwerking is beëindigd.

Configuratievoorbeeld: gasttoegang controleren via PowerShell

Met PowerShell controleert u of gasttoegang is ingeschakeld en welke gasten aanwezig zijn:

Voorbeeld:

Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All"

# Alle gastgebruikers tonen
Get-MgUser -Filter "userType eq ’Guest’" -All |
  Select-Object DisplayName, Mail, CreatedDateTime

# Teams-gasttoegang (organisatieniveau) controleren
Connect-MicrosoftTeams
Get-CsTeamsClientConfiguration |
  Select-Object AllowGuestUser

Gasttoegang versus externe toegang

Microsoft Teams kent twee soorten externe samenwerking. Gasttoegang voegt een externe persoon toe als gast aan een specifiek team, waarbij die persoon volwaardig kan deelnemen aan kanalen, bestanden en vergaderingen binnen dat team. Externe toegang (federatie) maakt alleen chatten en bellen met mensen in andere organisaties mogelijk, zonder teamlidmaatschap.

Een gast krijgt een eigen vermelding in uw directory als gebruiker van het type Guest. Dit maakt het mogelijk om gasten centraal te beheren, hun toegang te controleren en ze te verwijderen wanneer de samenwerking eindigt. Het is verstandig periodiek te controleren welke gasten nog toegang hebben.

Vanuit beveiligingsoogpunt is het aan te raden gasttoegang te combineren met beleid zoals MFA voor gasten en duidelijke afspraken over welke gegevens gedeeld mogen worden. Zo voorkomt u dat externe partijen langer of breder toegang houden dan nodig is.

Veelgemaakte fouten

• Gasttoegang niet inschakelen op organisatieniveau en daardoor geen gasten kunnen toevoegen.
• Een verkeerd extern e-mailadres invoeren, waardoor de uitnodiging niet aankomt.
• Gasten de rol eigenaar geven terwijl lid voldoende is.
• Gasten na afloop van een project laten staan, wat een beveiligingsrisico vormt.
• Geen MFA of beleid toepassen op gasttoegang.
• Gasttoegang verwarren met externe toegang (federatie) voor enkel chatten.

Controle na afloop

1. Controleer in het Teams-beheercentrum of gasttoegang is ingeschakeld.
2. Controleer of de gast als lid in het team verschijnt.
3. Laat de gast bevestigen dat aanmelden en toegang tot het team werken.
4. Controleer periodiek de lijst met gastgebruikers en verwijder verlopen toegang.

Praktische tips

• Voer periodiek een review uit van actieve gasten en verwijder verlopen toegang.
• Pas MFA toe op gastgebruikers voor extra beveiliging.
• Beperk per team welke gasten welke kanalen mogen zien.

Veelgestelde vragen

Heeft een gast een licentie nodig?

Nee, gasten gebruiken geen licentie uit uw abonnement; ze melden zich aan met hun eigen account.

Kan een gast alles in het team zien?

Een gast ziet de inhoud van het team waar hij lid van is, maar u kunt rechten en kanalen beperken.

Hoe verwijder ik een gast volledig?

Verwijder de gast eerst uit het team en daarna eventueel uit de directory via het Beheercentrum.

Samenvatting

U voegt gastgebruikers toe in Microsoft Teams door eerst gasttoegang op organisatieniveau in te schakelen, daarna de gast via het externe e-mailadres uit te nodigen en de juiste rol toe te kennen. Beperk rechten, pas MFA toe en verwijder gasten zodra de samenwerking eindigt. Gasttoegang verschilt van externe toegang, die alleen chatten toestaat.

Gerelateerde artikelen

• Microsoft Teams installeren
• Teams-vergadering plannen
• Teams koppelen aan Outlook
• Gebruiker aanmaken in Microsoft 365

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.