Alias toevoegen aan een mailbox in Microsoft 365

Een e-mailalias is een extra adres dat naar een bestaande mailbox in Microsoft 365 wijst. Hiermee ontvangt één postbus e-mail op meerdere adressen, bijvoorbeeld zowel jan@ als j.jansen@. In dit artikel leest u hoe u een alias toevoegt en wat het verschil is met doorsturen.

Probleem

Een medewerker moet e-mail ontvangen op meer dan één adres, of u wilt een oud adres laten doorlopen naar een bestaande postbus, zonder een aparte mailbox of account aan te maken. Zonder alias zou u onnodig een tweede mailbox moeten beheren.

Oorzaak

Een mailbox heeft standaard één primair adres. Wilt u dat dezelfde postbus ook op andere adressen e-mail ontvangt, dan moet u extra adressen (aliassen) aan dezelfde mailbox koppelen.

Zonder alias grijpen organisaties soms naar een aparte mailbox of een doorstuurregel, wat onnodig beheer en versnippering oplevert.

Een alias lost dit op: alle e-mail naar het aliasadres komt binnen in dezelfde postbus, zonder extra mailbox of licentie.

Oplossing

Open in het Microsoft 365-beheercentrum de betreffende gebruiker of mailbox.

Voeg bij de e-mailadressen een extra alias toe met het gewenste adres.

De mailbox ontvangt voortaan e-mail op zowel het primaire adres als de alias; standaard verzendt de gebruiker nog vanaf het primaire adres.

Stappenplan

1. Log in op het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Ga naar Gebruikers en selecteer de betreffende gebruiker.
3. Open het beheer van e-mailadressen of aliassen.
4. Voeg een nieuw aliasadres toe, bijvoorbeeld j.jansen@uwdomein.nl.
5. Sla de wijziging op.
6. Bepaal of het primaire adres ongewijzigd blijft.
7. Wacht tot de wijziging is verwerkt.
8. Verstuur een testmail naar de alias en controleer of die binnenkomt.

Voorbeeld alias-configuratie

Een mailbox kan één primair adres en meerdere aliassen hebben. Onderstaand een voorbeeld.

Voorbeeld:

Primair:  jan@uwdomein.nl
Alias 1:  j.jansen@uwdomein.nl
Alias 2:  verkoop@uwdomein.nl
(alle drie -> zelfde postbus)

Alias versus doorsturen

Een alias en een doorstuurregel lijken op elkaar, maar werken anders. Een alias is een extra adres van dezelfde mailbox: e-mail komt rechtstreeks in die ene postbus binnen. Doorsturen verzendt een binnengekomen bericht door naar een andere, aparte mailbox.

Voor het bundelen van adressen in één postbus is een alias de nettere oplossing, omdat er geen tweede mailbox bij betrokken is. Doorsturen is bedoeld om e-mail juist naar een andere postbus te verplaatsen, bijvoorbeeld tijdelijk tijdens afwezigheid.

Standaard verzendt een gebruiker vanaf het primaire adres. Wilt u ook vanaf een alias kunnen verzenden, dan is daar aanvullende configuratie voor nodig, omdat een alias in de eerste plaats voor ontvangst bedoeld is.

• Alias: extra ontvangstadres van dezelfde mailbox
• Doorsturen: bericht naar een andere mailbox sturen
• Verzenden vanaf een alias vraagt extra configuratie

Veelgemaakte fouten

• Een aparte mailbox aanmaken waar een alias zou volstaan.
• Alias en doorsturen door elkaar halen.
• Verwachten dat verzenden vanaf de alias standaard werkt.
• Een alias toevoegen met een typefout in het adres.
• Niet wachten op verwerking voordat u test.
• Het primaire adres onbedoeld wijzigen bij het toevoegen van een alias.

Controle na afloop

1. Controleer dat de alias bij de mailbox staat in het beheercentrum.
2. Verstuur een testmail naar de alias en controleer de ontvangst.
3. Controleer dat het primaire adres ongewijzigd is.
4. Controleer of de gebruiker nog vanaf het juiste adres verzendt.

Praktische tips

• Gebruik aliassen om meerdere adressen in één postbus te bundelen.
• Reserveer doorsturen voor situaties waarin e-mail naar een andere mailbox moet.
• Documenteer welke aliassen bij welke mailbox horen.
• Test elke nieuwe alias met een proefmail.

Veelgestelde vragen

Heeft een alias een eigen licentie nodig?

Nee. Een alias is een extra adres van een bestaande mailbox en vereist geen aparte licentie of mailbox.

Kan ik vanaf een alias verzenden?

Standaard verzendt een gebruiker vanaf het primaire adres. Verzenden vanaf een alias vereist aanvullende configuratie.

Hoeveel aliassen kan een mailbox hebben?

Een mailbox kan meerdere aliassen hebben. Voor de meeste organisaties is het aantal ruim voldoende voor praktische behoeften.

Samenvatting

Een e-mailalias is een extra ontvangstadres voor een bestaande mailbox in Microsoft 365, zonder aparte mailbox of licentie. U voegt een alias toe in het beheercentrum bij de e-mailadressen van de gebruiker. Een alias verschilt van doorsturen: een alias hoort bij dezelfde postbus, doorsturen verplaatst e-mail naar een andere mailbox.

Gerelateerde artikelen

• Mailbox toevoegen in Microsoft 365
• Shared mailbox aanmaken in Microsoft 365
• Outlook instellen voor Microsoft 365

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.