Alias verwijderen uit een mailbox in Microsoft 365

Soms is een e-mailalias niet langer nodig, bijvoorbeeld na een naamswijziging of het uitfaseren van een oud adres. In Microsoft 365 verwijdert u een alias eenvoudig zonder de mailbox zelf te raken. In dit artikel leest u hoe u dit veilig doet en waar u op moet letten.

Probleem

Een mailbox heeft een alias die niet meer gebruikt of gewenst is, en u wilt dit adres opruimen. U wilt voorkomen dat het verwijderen van de alias per ongeluk de mailbox of het primaire adres beïnvloedt.

Oorzaak

Aliassen stapelen zich in de loop van de tijd op door naamswijzigingen, oude functies of tijdelijke adressen. Een ongebruikte alias zorgt voor onoverzichtelijkheid en kan e-mail op een verouderd adres laten binnenkomen.

Bij het opruimen bestaat het risico dat per ongeluk het primaire adres of een nog gebruikte alias wordt verwijderd, met onbereikbaarheid tot gevolg.

Daarom is het belangrijk te bevestigen dat het te verwijderen adres echt een ongebruikte alias is en niet het primaire adres of een actief gebruikt adres.

Oplossing

Bepaal welk aliasadres weg kan en controleer dat het niet het primaire adres of een actief gebruikt adres is.

Verwijder de alias in het Microsoft 365-beheercentrum bij de e-mailadressen van de gebruiker.

Houd er rekening mee dat e-mail naar het verwijderde adres daarna niet meer aankomt; stel zo nodig afzenders op de hoogte.

Stappenplan

1. Log in op het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Ga naar Gebruikers en selecteer de betreffende gebruiker.
3. Open het beheer van e-mailadressen of aliassen.
4. Controleer welk adres het primaire is en welke aliassen er zijn.
5. Selecteer de ongebruikte alias die u wilt verwijderen.
6. Verwijder de alias en bevestig.
7. Sla de wijziging op.
8. Controleer dat het primaire adres en de overige aliassen intact zijn.

Voorbeeld: alias verwijderen

Bij het verwijderen blijft het primaire adres ongemoeid; alleen de gekozen alias verdwijnt. Onderstaand een voorbeeld.

Voorbeeld:

Voor:  primair jan@..., alias oud.jan@..., alias verkoop@...
Actie: verwijder oud.jan@...
Na:    primair jan@..., alias verkoop@...

Aandachtspunten bij het verwijderen van een alias

Een verwijderde alias is per direct niet meer in gebruik: e-mail naar dat adres wordt niet langer afgeleverd in de mailbox. Wanneer externe partijen het oude adres nog gebruiken, ontvangen zij mogelijk een foutmelding. Het is verstandig belangrijke afzenders vooraf te informeren.

Verwijder nooit het primaire adres in de veronderstelling dat het een gewone alias is. Wijzig zo nodig eerst het primaire adres naar een ander adres voordat u het oude wilt opruimen, anders raakt u de hoofdidentiteit van de mailbox kwijt.

In sommige gevallen kunt u, in plaats van direct verwijderen, een adres een tijdje behouden om binnenkomende e-mail nog op te vangen. Verwijder het pas definitief wanneer u zeker weet dat het adres niet meer wordt gebruikt.

• Verwijderde alias ontvangt geen e-mail meer
• Verwijder nooit per ongeluk het primaire adres
• Overweeg een overgangsperiode voor belangrijke adressen

Veelgemaakte fouten

• Het primaire adres verwijderen in plaats van een alias.
• Een nog actief gebruikte alias verwijderen.
• Geen rekening houden met externe partijen die het oude adres gebruiken.
• Een alias direct verwijderen zonder overgangsperiode bij belangrijke adressen.
• Niet controleren of de overige adressen intact blijven.
• Aannemen dat e-mail naar de verwijderde alias alsnog ergens binnenkomt.

Controle na afloop

1. Controleer dat de juiste alias is verwijderd.
2. Controleer dat het primaire adres ongewijzigd en actief is.
3. Controleer dat de overige aliassen nog werken.
4. Verstuur een testmail naar een resterende alias ter controle.

Praktische tips

• Bevestig altijd welk adres het primaire is voordat u verwijdert.
• Informeer belangrijke afzenders bij het opheffen van een bekend adres.
• Overweeg een overgangsperiode voor veelgebruikte adressen.
• Houd een actueel overzicht van aliassen per mailbox bij.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met e-mail naar een verwijderde alias?

Die wordt niet meer afgeleverd in de mailbox. Afzenders kunnen een foutmelding krijgen. Informeer belangrijke contacten daarom vooraf.

Kan ik per ongeluk de mailbox verwijderen door een alias te verwijderen?

Nee, het verwijderen van een alias raakt de mailbox niet, mits u niet het primaire adres verwijdert. Controleer altijd welk adres primair is.

Kan ik een verwijderde alias later opnieuw toevoegen?

Ja. Zolang het adres niet door een andere mailbox in gebruik is genomen, kunt u het later opnieuw als alias toevoegen.

Samenvatting

Een ongebruikte e-mailalias verwijdert u in het Microsoft 365-beheercentrum zonder de mailbox te raken, zolang u niet het primaire adres verwijdert. Controleer welk adres primair is, houd rekening met externe partijen die het oude adres gebruiken en overweeg een overgangsperiode. Controleer na afloop dat de overige adressen intact zijn.

Gerelateerde artikelen

• Alias toevoegen aan een mailbox in Microsoft 365
• Mailbox toevoegen in Microsoft 365
• Shared mailbox aanmaken in Microsoft 365

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.