Google Workspace gebruiker aanmaken

Probleem

Er komt een nieuwe medewerker bij en deze heeft een eigen zakelijk e-mailadres en toegang tot Google Workspace nodig. U weet echter niet hoe u als beheerder een nieuwe gebruiker toevoegt, of de gebruiker is aangemaakt maar kan nog niet inloggen of e-mailen.

Oorzaak

In Google Workspace worden gebruikers (medewerkers) centraal beheerd door een beheerder in de beheerconsole. Een medewerker kan pas inloggen en e-mailen nadat er een gebruikersaccount voor diegene is aangemaakt en er een geldige licentie aan is gekoppeld. Wanneer de gebruiker ontbreekt, geen licentie heeft of het domein niet correct is ingesteld, werkt het account niet zoals verwacht.

Oplossing

Een beheerder maakt de gebruiker aan via de beheerconsole van Google Workspace, koppelt indien nodig een licentie en geeft de nieuwe medewerker een eerste inlogwachtwoord dat deze zelf wijzigt. Welke licenties en opties beschikbaar zijn, hangt af van uw Workspace-abonnement en kan verschillen. Maak hierover geen aannames en controleer de actuele instellingen binnen uw Google-account. Laat de medewerker zijn eigen definitieve wachtwoord altijd zelf instellen.

Stappenplan

1. Log als beheerder in op de beheerconsole van Google Workspace.
2. Ga naar het onderdeel voor gebruikersbeheer. Controleer bij twijfel de actuele instellingen binnen uw Google-account.
3. Kies de optie om een nieuwe gebruiker toe te voegen.
4. Vul de naam en het gewenste e-mailadres in op uw eigen domein.
5. Controleer of er een geschikte licentie beschikbaar is en koppel deze indien nodig.
6. Laat een tijdelijk wachtwoord genereren en stel in dat de gebruiker dit bij de eerste keer inloggen zelf moet wijzigen.
7. Geef de inloggegevens veilig door aan de medewerker en laat deze zelf een definitief wachtwoord instellen.

Configuratievoorbeeld

Stel dat een nieuwe medewerker "Sam Jansen" heet en uw domein voorbeeldbedrijf.nl is. U maakt een gebruiker aan met het e-mailadres sam@voorbeeldbedrijf.nl, koppelt een beschikbare licentie en stelt in dat het tijdelijke wachtwoord bij de eerste aanmelding moet worden gewijzigd. De medewerker logt vervolgens zelf in en kiest een eigen wachtwoord.

Veelgemaakte fouten

• Een gebruiker aanmaken zonder een licentie te koppelen, waardoor diensten zoals e-mail niet werken.
• Het definitieve wachtwoord voor de medewerker instellen in plaats van dit door de medewerker zelf te laten kiezen.
• Inloggegevens via een onveilig kanaal delen.
• Een e-mailadres aanmaken op een verkeerd of niet-geverifieerd domein.
• Aannemen dat elke licentie alle functies bevat; dit hangt af van uw abonnement.

Controle na afloop

Controleer of de gebruiker in de beheerconsole verschijnt met een actieve status en gekoppelde licentie. Laat de medewerker zelf inloggen en een eigen wachtwoord instellen, en controleer of e-mail werkt door een testbericht te (laten) sturen. Werkt iets niet, controleer dan de licentie en de actuele instellingen binnen uw Google-account.

Praktische tips

• Gebruik een consistente opbouw voor e-mailadressen, zodat het overzichtelijk blijft.
• Laat medewerkers altijd zelf hun definitieve wachtwoord instellen en deel inloggegevens via een veilig kanaal.
• Houd bij hoeveel licenties u heeft en hoeveel er in gebruik zijn.
• Schakel waar mogelijk extra beveiliging in, zoals verificatie in twee stappen, en laat de medewerker dit zelf instellen.

FAQ

Kan ik zelf een gebruiker aanmaken zonder beheerder te zijn?
Nee, het aanmaken van gebruikers gebeurt in de beheerconsole en vereist beheerdersrechten.

Heeft elke gebruiker een eigen licentie nodig?
Doorgaans wel om diensten zoals e-mail te kunnen gebruiken. Welke licenties u heeft, hangt af van uw abonnement. Controleer dit in uw account.

Moet ik het wachtwoord van de medewerker instellen?
Stel alleen een tijdelijk wachtwoord in en laat de medewerker bij de eerste aanmelding zelf een definitief wachtwoord kiezen.

Wat als ik geen licenties meer over heb?
Dan kunt u mogelijk geen nieuwe gebruiker volledig activeren. Controleer uw beschikbare licenties binnen uw account.

Kan ik later de gegevens van een gebruiker wijzigen?
Ja, een beheerder kan gebruikersgegevens beheren via de beheerconsole. Controleer de actuele instellingen binnen uw Google-account.

Samenvatting

Een nieuwe Google Workspace-gebruiker wordt door een beheerder aangemaakt in de beheerconsole, voorzien van een licentie en een tijdelijk wachtwoord dat de medewerker zelf wijzigt. Deel inloggegevens veilig en laat de medewerker altijd zelf een definitief wachtwoord kiezen. Maak geen aannames over licenties en controleer bij twijfel de actuele instellingen binnen uw Google-account.

Gerelateerde artikelen:

• Google Workspace wachtwoord resetten
• Google Drive rechten beheren
• Gmail handtekening instellen

Komt u er niet uit? Dien een ticket in bij BDMNL, dan helpen wij u graag verder.