MX-records wijzigen: e-mail naar de juiste server routeren

MX-records (Mail Exchange) bepalen naar welke mailserver inkomende e-mail voor uw domein wordt gestuurd. Wanneer u van e-mailprovider wisselt, bijvoorbeeld naar Microsoft 365, moet u de MX-records aanpassen zodat e-mail bij de juiste server aankomt. Deze handleiding legt uit hoe MX-records werken en hoe u ze veilig wijzigt.

Probleem

Inkomende e-mail komt niet aan, komt bij de verkeerde (oude) provider binnen, of bouncet met een foutmelding. Na een overstap naar een nieuwe e-mailprovider ontvangt u geen berichten meer op de nieuwe mailboxen.

Oorzaak

De MX-records van uw domein verwijzen nog naar de oude of een onjuiste mailserver. Inkomende mail wordt door verzendende servers altijd geleverd op het adres dat in de MX-records staat. Wijst dit naar een server die de mailbox niet (meer) host, dan komt de mail niet aan.

Een andere oorzaak is een onjuiste prioriteit of het naast elkaar bestaan van oude en nieuwe MX-records. De prioriteitswaarde bepaalt welke server als eerste wordt geprobeerd; een lager getal heeft voorrang. Staan er nog oude records met hogere prioriteit, dan gaat mail daar alsnog heen.

Soms is de wijziging wel doorgevoerd, maar is de DNS-propagatie nog niet voltooid, waardoor sommige verzenders nog de oude records gebruiken.

Oplossing

U lost dit op door in het DNS-beheer de bestaande MX-records te vervangen door de records van uw nieuwe e-mailprovider, met de juiste prioriteit.

Bij Microsoft 365 is dit doorgaans één MX-record dat verwijst naar uwdomein-nl.mail.protection.outlook.com met prioriteit 0. Verwijder alle oude MX-records, zodat alleen de nieuwe overblijft. Twee actieve sets MX-records die naar verschillende providers wijzen, leiden tot onvoorspelbare aflevering.

Controleer na de wijziging ook of uw SPF-record klopt voor de nieuwe provider, want het verzenden en ontvangen worden los van elkaar geregeld.

Stappenplan

1. Vraag bij uw nieuwe e-mailprovider de exacte MX-records en prioriteiten op.
2. Log in op het DNS-beheer van uw domein.
3. Noteer de bestaande MX-records voor het geval u moet terugvallen.
4. Verwijder de oude MX-records die naar de vorige provider verwijzen.
5. Voeg de nieuwe MX-record(s) toe met de opgegeven hostnaam en prioriteit.
6. Controleer en actualiseer indien nodig ook uw SPF-record voor de nieuwe provider.
7. Sla de wijzigingen op en wacht op DNS-propagatie (afhankelijk van de TTL enkele minuten tot 24 uur).
8. Test door een e-mail naar een mailbox op het domein te sturen en de ontvangst te controleren.

Over prioriteit en propagatie

De prioriteitswaarde bij een MX-record bepaalt de volgorde waarin mailservers worden geprobeerd: hoe lager het getal, hoe hoger de prioriteit. Heeft u meerdere mailservers, dan dient de laagste waarde als primaire server en hogere waarden als reserve. Bij de meeste moderne providers, zoals Microsoft 365, volstaat één MX-record met prioriteit 0.

DNS-propagatie betekent dat de wijziging zich over de wereldwijde DNS-servers moet verspreiden. Door de TTL (time to live) vooraf te verlagen, bijvoorbeeld naar 300 seconden, verloopt een latere wijziging sneller.

Veelgemaakte fouten

• Oude en nieuwe MX-records naast elkaar laten bestaan, met onvoorspelbare aflevering tot gevolg.
• De prioriteitswaarde verkeerd instellen, waardoor mail naar de verkeerde server gaat.
• Vergeten het SPF-record aan te passen na een providerwissel.
• De wijziging doorvoeren tijdens kantooruren zonder rekening te houden met propagatietijd.
• Geen back-up maken van de oude records voordat u ze verwijdert.
• Te vroeg concluderen dat de wijziging mislukt is, voordat propagatie voltooid is.

Wat gebeurt er technisch bij e-mailbezorging

Wanneer iemand u een e-mail stuurt, vraagt de verzendende server eerst de MX-records van uw domein op. Op basis van de prioriteit kiest hij de juiste mailserver en maakt daar verbinding mee om het bericht af te leveren. De MX-records vormen dus de wegwijzer voor alle inkomende post. Een ontbrekend of fout MX-record betekent dat de wegwijzer ontbreekt en de mail nergens heen kan.

Belangrijk om te onthouden: MX-records regelen uitsluitend het ontvangen van e-mail. Het verzenden wordt geregeld via SPF, DKIM en de uitgaande server van uw provider. Na een providerwissel moet u daarom zowel de MX-records (ontvangen) als het SPF-record (verzenden) controleren.

Checklist bij een e-mailmigratie

• Maak vooraf een volledig overzicht van bestaande MX-, SPF- en DKIM-records.
• Zorg dat de nieuwe mailboxen klaarstaan voordat u de MX-records omzet.
• Verlaag de TTL ruim van tevoren voor een snelle overgang.
• Test direct na de wijziging zowel het ontvangen als het verzenden van e-mail.

Veelgestelde vragen

Waarom komt mijn e-mail nog bij de oude provider aan?

Waarschijnlijk staan er nog oude MX-records, of de DNS-propagatie is nog niet voltooid. Controleer of alleen de nieuwe records actief zijn en wacht de TTL af.

Regelen MX-records ook het verzenden van e-mail?

Nee, MX-records regelen uitsluitend het ontvangen. Het verzenden verloopt via uw uitgaande server en wordt beschermd met SPF en DKIM.

Samenvatting

MX-records bepalen waar inkomende e-mail voor uw domein naartoe gaat. Wijzig ze bij een providerwissel door de oude records te verwijderen en de nieuwe met de juiste prioriteit toe te voegen. Laat geen twee sets naast elkaar bestaan, actualiseer ook uw SPF-record en houd rekening met DNS-propagatie. Test de ontvangst na de wijziging.

Komt u er niet uit? Plan een gratis strategiegesprek via https://www.bdmnl.nl/plan.