E-mail komt niet aan of belandt in de spam: zo lost u het op

Komt uw e-mail niet aan bij de ontvanger, of belanden uw berichten steeds in de spam? Dat ligt bijna altijd aan een aantal technische instellingen van uw domein. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe u dit zelf controleert en oplost.

Eerste snelle controles

Controleer eerst deze veelvoorkomende oorzaken voordat u dieper gaat zoeken:

1. Controleer of het e-mailadres van de ontvanger correct is gespeld.

2. Kijk in uw eigen map met verzonden items of het bericht daadwerkelijk is verstuurd.

3. Vraag de ontvanger om ook in zijn spam- of ongewenste-mailmap te kijken.

4. Stuur een test-e-mail naar een ander account (bijvoorbeeld Gmail) om te zien of het probleem bij alle ontvangers optreedt.

Stap 1: Controleer uw SPF-record

Een SPF-record vertelt andere mailservers welke servers namens uw domein e-mail mogen versturen. Ontbreekt dit record, of klopt het niet, dan worden uw berichten vaak als spam gemarkeerd.

Vraag bij uw hosting- of e-mailprovider op wat het juiste SPF-record voor uw domein is, en plaats dit als TXT-record in uw DNS. Er mag maar één SPF-record per domein bestaan.

Stap 2: Stel DKIM in

DKIM voegt een digitale handtekening toe aan uw e-mails, waarmee de ontvangende server kan controleren dat het bericht echt van u komt en onderweg niet is aangepast. U activeert DKIM via uw e-mailprovider en plaatst de bijbehorende sleutel als record in uw DNS.

Stap 3: Voeg een DMARC-record toe

Een DMARC-record bepaalt wat er moet gebeuren met e-mails die de SPF- en DKIM-controle niet doorstaan. Begin met een voorzichtig beleid en scherp dit later aan zodra u zeker weet dat alles goed is ingesteld.

Stap 4: Controleer of uw domein op een blacklist staat

Soms belandt e-mail in de spam omdat uw domein of IP-adres op een blacklist staat. Dit kan gebeuren na een eerdere besmetting of bij misbruik. Laat dit controleren door uw provider en vraag om verwijdering van de blacklist als dat nodig is.

Stap 5: Let op de inhoud van uw bericht

Ook de inhoud speelt mee. Vermijd veel hoofdletters in de onderwerpregel, overmatig gebruik van uitroeptekens, en losse links zonder context. Een nette, persoonlijke e-mail komt minder snel in de spam terecht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het voordat DNS-wijzigingen werken?

Wijzigingen aan SPF, DKIM en DMARC kunnen tot 24 uur duren voordat ze wereldwijd actief zijn. Test daarom pas een dag later opnieuw.

Mijn e-mail komt alleen bij één bepaalde ontvanger niet aan. Wat nu?

Dan ligt het waarschijnlijk aan de mailserver of het spamfilter van die ontvanger. Vraag of de ontvanger uw adres aan zijn lijst met veilige afzenders kan toevoegen.

Moet ik dit allemaal zelf instellen?

De technische DNS-instellingen voeren wij graag voor u uit. Neem contact met ons op via een ticket, dan zorgen wij dat SPF, DKIM en DMARC correct staan.

Hulp nodig?

Komt uw e-mail na deze stappen nog steeds niet aan? Wij helpen u graag verder. Dien een ticket in via het klantportaal met een duidelijke omschrijving: om welk e-mailadres het gaat, naar wie u mailt en wanneer het probleem begon. Vermeld nooit uw wachtwoord in een ticket; dat hebben wij niet nodig om u te helpen.